Persondataoplysninger

Information om behandling af personoplysninger hos Bøllund Dyreklinik.

1. Indledende bemærkninger

1.1 Formål

1.1.1. Hos Bøllund Dyreklinik vil vi løbende komme til elektronisk og på anden systematisk måde at behandle forskellige persondata om dig i forbindelse med, at du er kunde hos os. Det er nødvendigt, for at du kan blive kunde hos os, således at vi kan behandle dine dyr. Vi er i den forbindelse forpligtede til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler.

1.1.2. Det overordnede formål med behandlingen af dine oplysninger er at kunne foretage den administration, der er knyttet til konsultationer/behandling for dit/dine dyr, dvs. aftaleindgåelsen, behandlingsprocessens opstart, forløb og afslutning, herunder i relation til ydelser mv., du har ret til, samt de forpligtelser, du er underlagt.

1.2 Dataansvar og kontraktoplysninger

1.2.1. Bøllund Dyreklinik er dataansvarlig for de oplysninger, der behandles af os, og har således i henhold til databeskyttelseslovgivningen ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

1.2.2. For alle de nævnte personoplysninger gælder, at de behandles i overensstemmelse med de retningslinjer og rammer, databeskyttelseslovgivningen samt evt. øvrig lovgivning sætter herfor.

1.2.3. Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henvendelse til Bøllund Dyreklinik, Jernbanegade 5, 6870 Ølgod, tlf. 75243535, e-mail This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. , hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til databeskyttelseslovgivningen.

2. Behandling af persondata

2.1 Kundekartotek

2.1.1. Når du kontakter os, opretter vi en journal på dig og dit/dine dyr i vort kundekartotek (elektroniske it-system). Her registrerer vi en række forskellige personoplysninger, som du selv oplyser.

2.1.2. Vi registrerer bl.a. identifikationsnummer på dit/dine dyr og ejers kontaktoplysninger, herunder ejers navn, privatadresse, privat- og evt. arbejdstelefonnummer samt e-mailadresse ved behov.
Herudover registreres løbende journaloplysninger om dit/dine dyr. Endelig registreres oplysninger om andre særlige forhold som fx dit/dine dyrs sundhedsforsikringer og evt. udsendte rykkerskrivelser.

2.1.3. Oplysningerne i systemet kan vi evt. samkøre med oplysninger om andre kunder, fx for at lave forskellige former for statistikker og opgørelser til intern brug samt ved påkrav fra offentlige myndigheder.

2.1.4. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.2 Røntgen- og scanningsbilleder

2.2.1. Når der tages røntgen- og scanningsbilleder, registrerer vi i den forbindelse dit navn samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.

2.2.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b.

2.3 Ordinering, indberetning samt fortegnelser over receptpligtige lægemidler

2.3.1. Veterinære recepter indeholder dit navn og adresse. Det er fastsat ved lov, hvilke oplysninger, herunder personoplysninger, en veterinær recept skal indeholde for, at et apotek må godkende den udstedte veterinære recept, og du som kunde kan få udleveret den ordinerede medicin til dit/dine dyr. Veterinære recepter er hjemlet i bekendtgørelse om recepter og dosisdispensering af lægemidler.

2.3.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 3 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra c).

2.4 E-mails

2.4.1 Vi logger centralt de e-mails, der bliver sendt fra dig til Bøllund Dyreklinik og sendt fra Bøllund Dyreklinik til dig. Det vil sige, at vi registrerer, hvem e-mailen er fra, at den er sendt til eller fra dig, hvornår e-mailen er sent og modtaget. Indholdet af de e-mails, som du modtager og sender til Bøllund Dyreklinik, vil som udgangspunkt ikke blive journaliseret på dit/dine dyrs elektroniske journal.

2.4.2. Som kunde hos Bøllund Dyreklinik kan du – hvis du ikke frasiger dig det – modtage remindere på behandlinger, som er aftalt, eller behandlinger, der bør gentages inden for en fastsat dato som fx revaccination.

2.4.3. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.5 Kalendersystem

2.5.1. I vores elektroniske kalender registrerer vi de aftaler, vi har med kunden. Vi anfører i den forbindelse dit navn, adresse og eventuelt identifikationsoplysninger på dit/dine dyr.

2.5.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.6 Laboratorieprøver samt -svar

2.6.1. Såfremt der udtages prøver på dit/dine dyr, laves biokemi eller andre undersøgelser på blod samt parasitundersøgelser på fæces, vil Bøllund Dyreklinik selv kunne dyrke/udrede svar på nogle af prøverne. Såfremt Bøllund Dyreklinik ikke har udstyret til at udrede prøvesvaret på en udtaget prøve, vil prøven blive sendt til eksternt laboratorium i Danmark eller EU/EØS lande samt eventuelt lande uden for EU/EØS. Når prøven sendes, og svar herpå modtages, vil denne indeholde oplysninger om dig, som dit navn samt identifikationsnummer på din/dine dyr. Overførsel af dine personoplysninger til udenlandske laboratorier sker på baggrund af EU’s standardkontrakter om overførsel af personoplysninger til tredjelande, der derved garanterer et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau,

2.6.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.7. Registrering af dyr i registre

2.7.1. Registrering af hunde i Det Danske Hunderegister
Du har, jf. bekendtgørelse af lov om hunde (hundeloven), pligt til at lade din hund registrere i Det Danske Hunderegister samt omregistrere din hund, såfremt du sælger den, ligesom du skal give meddelelse til Det Danske Hunderegister ved din hunds død. Når du indgår aftale med Bøllund Dyreklinik om, at vi på dine vegne registrerer din hund i Det Danske Hunderegister, da sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din hund til Det Danske Hunderegister.

2.7.2. Registrering af katte
Det er ikke lovpligtigt i Danmark at lade sin kat registrere. Såfremt du ønsker din kat registreret i fx Det Danske Katteregister, og indgår du aftale med Bøllund Dyreklinik om, at vi på dine vegne registrerer din kat i Det Danske Katteregister, da sender vi personoplysninger på dig samt identifikationsoplysninger på din kat til Det Danske Katteregister.

2.7.3. Retsgrundlag
Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra b).

2.8 Betaling

2.8.1. Vores system til håndtering af betaling er samkørt med kundekartoteket, hvorfor behandling af dine personoplysninger sker jf. denne skrivelses pkt. 2.1.

2.8.2. Retsgrundlaget for behandlingen følger i udgangspunktet af persondatalovens § 6, stk. 1, nr. 1-2 (pr. 25. maj 2018 databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1), litra a-b).

3. Opbevaring, overførsel og videregivelse mv.

3.1. Opbevaring af persondata

3.1.1. Oplysningerne om dig opbevares på virksomhedens adresse.

3.1.2. Visse oplysninger kan tillige opbevares hos vores databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver (som fx ekstern hosting af it-programmer, softwarebackup mv.), vi får løst eksternt. Opbevaring af oplysningerne hos eksterne samarbejdspartnere (vores databehandlere) er undergivet de danske databeskyttelsesregler, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlere, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

3.1.3. Dine personoplysninger kan også overlades til vores advokater eller revisorer til brug for løsningen af en konkret opgave. Det kan fx være, hvis Bøllund Dyreklinik har brugt juridisk eller revisionsmæssig bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplysninger derfor skal bruges af vores revisor eller advokat.

3.2. Videregivelse

3.2.1. I forbindelse med bl.a. refusion fra forsikringsselskaber, refusion fra kommuner og videregivelse af journalmateriale, herunder røntgenbilleder og prøvesvar til anden dyrlæge i forbindelse med henvisning til bl.a. specialist, eller kundens ønske om skift til anden dyrlæge, videregives epikriser eller kundens journal, jf. Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks til relevante offentlige myndigheder og private virksomheder som beskrevet ovenfor i denne skrivelse. Materialet vil indeholde personoplysninger om dig samt identifikationsoplysninger om dit/dine dyr.

Derudover kan Bøllund Dyreklinik videregive personoplysninger om dig og dit/dine dyr til vores forsikringsselskab eller andre forsikringsselskaber, hvis dette er relevant og nødvendigt til brug for deres behandling af anmeldte skader mv.

3.2.2. Der kan endvidere ske videregivelse af dine personoplysninger i forbindelse med et potentielt køb og salg af Bøllund Dyreklinik, herunder i forbindelse med den undersøgelses- og afklaringsproces (due diligence-undersøgelse), der måtte blive gennemført forud for et eventuelt salg mv.

3.3. Sletning af data

3.3.1. Databeskyttelseslovgivningen indeholder ikke specifikke regler om, hvornår personoplysninger skal slettes i kundeforhold. Dette afgøres af Bøllund Dyreklinik som dataansvarlig i den enkelte situation. Ved vurderingen heraf lægges der navnlig vægt på, om en fortsat opbevaring tjener et sagligt formål.

3.3.2. Hensynet til at kunne opbevare dokumentation for historikken i en patientjournal, herunder at Bøllund Dyreklinik har mulighed for at se, hvilke skridt der tidligere er foretaget i patientjournalen, anses i praksis for et sagligt formål.

De data, Bøllund Dyreklinik bruger til at administrere dit kundeforhold, vil tidligst blive slettet 5 år efter kundeforholdet er ophørt, idet det er lovpligtigt, at recepter opbevares i 5 år. Derudover nødvendiggør Den Danske Dyrlægeforenings Etiske kodeks, at originale journaler, røntgenbilleder og scanningsbilleder mv. tilhørende den dyrlæge, som har foretaget optegnelserne/fotograferingerne, bør bevares i minimum 5 år.

3.3.3. Øvrige oplysninger om dig, som ikke er nødvendige at opbevare for at administrere dit kundeforhold, vil blive slettet på det tidspunkt, hvor der ikke længere er noget sagligt behov for fortsat opbevaring, eller hvis lovgivningen i øvrigt pålægger os at slette disse oplysninger på et bestemt tidspunkt.

4. Dine rettigheder

4.1 Oplysningspligt

4.1.1. Databeskyttelseslovgivningen giver dig forskellige rettigheder, når vi behandler persondata om dig elektronisk. Og lovgivningen pålægger os visse pligter – som fx at fortælle dig, at vi har indsamlet eller vil indsamle persondata om dig.

4.1.2. Hvis vi i særlige tilfælde behandler andre persondata om dig eller foretager en anden form for behandling end den, vi beskriver her i denne skrivelse, vil Bøllund Dyreklinik informere dig særskilt om dette.

4.2 Indsigt, berigtigelse mv.

4.2.1. Du har ret til at få at vide, hvilke personoplysninger om dig vi har i forbindelse med dit kundeforhold, og du har ret til at få indsigt i oplysningerne.
Du har ret til at bede om, at vi begrænser, retter eller sletter personoplysninger, hvis du mener, at de fx er forkerte eller giver et forkert indtryk.

4.2.2. Ingen lov hjemler som udgangspunkt journalpligt for en dyrlægevirksomhed. Bøllund Dyreklinik er medlem af Dyrlægevirksomhedernes Arbejdsgiverforening under Den Danske Dyrlægeforening, og skal derfor efterleve foreningens Etiske kodeks, hvoraf følgende fremgår:

”Det anses for god etik, at dyrlægevirksomheden udfærdiger en journal, som kan benyttes i kvalitetssikringssammenhæng, og som kan benyttes af dyrlægen/dyrlægevirksomheden i offentlige og forsikringsmæssige forretninger.

At udlevere kopi af journal, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til anden dyrlæge, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.

At udlevere epikrise, røntgenbilleder, scanningsbilleder mv. til dyrets registrerede ejer, når dyrlægevirksomheden i konkrete tilfælde anmodes herom.

At undlade at udlevere kopi af journal, røntgenbilleder eller scanningsbilleder mv. til lægmand, med mindre der er tale om dyrets ejer jf. ovenstående. ”

4.2.3. I det omfang, du har givet dit samtykke til behandling af dine persondata, har du altid mulighed for at tilbagekalde dette. Bøllund Dyreklinik kan dog fortsat behandle dine personoplysninger, hvis Bøllund Dyreklinik har et grundlag herfor.

4.3 Yderligere oplysninger

4.3.1 I det omfang, du har spørgsmål til ovenstående eller dine rettigheder i henhold til databeskyttelseslovgivningen, har du altid mulighed for at kontakte Bøllund Dyreklinik. Du kan læse mere om databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk
Datatilsynet er den myndighed, der i sidste ende kan vurdere, om dine persondata behandles lovligt – fx som led i en klagesag. Du har derfor altid mulighed for at indgive en klage til Datatilsynet.